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Sistema kanban é uma metodologia de programação de compras, de produção e de controle de estoques extremamente precisa e ao mesmo tempo barata. “Kanban” é o termo japonês que significa cartão. Este cartão age como disparador da produção de centros produtivos ou materiais em estoque, indicando a necessidade a serem produzidos, reabastecidos ou comprados.

O sistema kanban de manufatura foi desenvolvido na Toyota Motors, no Japão, e logo divulgado para seus fornecedores e a indústria em geral. Ele é acima de tudo uma ferramenta de programação de compras e produção e de controle de estoques, que permite implantar-se a filosofia just-in-time (JIT) de produção “apenas a tempo”, sem estoques. A filosofia JIT prevê uma drástica redução dos prazos de produção e de entrega pela eliminação dos tempos em que os materiais e produtos ficam parados nos estoques, aliada a uma substancial melhoria da qualidade e da produtividade pela detecção mais fácil e precoce dos problemas. Assim definimos kanban como:

Técnica japonesa para administração de estoque que se utiliza de um sistema de cartões para controlar o fluxo de material, proporcionando redução de estoque, otimização do fluxo de produção, redução das perdas e aumento da flexibilidade.

O  kanban operacionaliza o JIT e com isso a empresa obtém:

• sincronização e alinhamento da produção e abastecimento entre os diversos departamentos;
• flexibilidade de programação;
• aumento da capacidade produtiva;
• controle visual, em “tempo real” da situação de demanda e estoques de cada área e cada material ou produto;
• redução de inutilizados e outras perdas;
• detecção imediata de gargalos de produção ou abastecimento;
• detecção precoce de problemas de qualidade.

A ferramenta kanban opera através do sistema de “puxar” a produção: ao invés de uma programação de produção que “empurra” as matérias-primas e produtos pela fábrica até a expedição, através do kanban é a expedição (ou o cliente) quem “puxa” os produtos do setor de embalagem, e este da montagem etc., de trás para a frente.

Imagine a sua empresa como uma corrente, cujos elos são os departamentos por onde os materiais passam durante o processo: almoxarifado, beneficiamento, submontagem, montagem, embalagem, expedição. Num sistema tradicional de programação de produção, você “empurra” os materiais pela corrente: visualize uma corrente sendo empurrada: muitos elos se movem e nada acontece na outra ponta, certo? E a corrente se desvia para um lado ou para outro, fora do rumo, certo?

Agora imagine que a outra ponta da corrente é quem “puxa” os demais elos: o que acontece? O movimento se transfere suave e rapidamente até o outro extremo, como numa engrenagem onde todos os dentes rodam sincronizadamente! Sem desvios!  Isto é o que o kanban lhe proporciona: sincronização e alinhamento entre todos os seus departamentos, comandados pela expedição de produtos – ou, mais à frente, pelo próprio cliente!

Nas organizações que não sejam de manufatura, da mesma forma, o kanban “enxuga” os estoques de materiais e regulariza o seu fluxo, facilitando o controle e reduzindo as faltas de materiais.  De forma muito simples, o kanban operacionaliza isso com cartões que funcionam como “ordens de produção” ou como “ordens de compra” permanentes.

Cada cartão vale um lote mínimo do produto, um contentor ou mesmo uma só unidade, que circula entre o setor consumidor e o fornecedor. O cartão é enviado ao setor fornecedor como uma requisição, ao se consumir o pequeno lote de produto a que estava vinculado. E volta para o consumidor acompanhando o novo lote do produto quando este é fornecido.  Mecanismos simples de gestão à vista dos cartões permitem ao setor fornecedor priorizar as suas atividades em função das necessidades do setor cliente, garantindo a sincronização e o alinhamento que visualizamos na alegoria da corrente, acima. Tal gestão à vista expõe então a visualização da carga de trabalho de cada setor e consequentemente a presença de atrasos ou gargalos na produção, favorecendo a tomada antecipada de providências corretivas.